Eine Unternehmensgruppe der chemischen Industrie ahnte Schwachstellen in der Instandhaltung seiner Produktion. Ein Indikator dafür war, dass mehr als 80 Prozent der Instandhaltungsaufträge reaktiv waren, obwohl ein hoher Instandhaltungsanteil eher präventiven Maßnahmen gelten sollte. Auswirkungen dieser ungünstigen Situation sind erhebliche Einbußen in der Overall Equipment Effectiveness (OEE) und letztendlich auch im Durchsatz.

Als externe Spezialisten mit neutralem Blick war es die Aufgabe von T.A. Cook, eine fundierte Analyse der Lage vorzunehmen und auf dieser Basis Vorschläge für eine Optimierung zu unterbreiten. Folgendes Potential wurden ermittelt:

In einem Zeitraum von drei Wochen hat T.A. Cook mit einem drei- bis fünfköpfigen Expertenteam die Ist-Situation analysiert. Dazu wurden unterschiedlichste Bereiche wie z. B.  Instandhaltung, Reliability oder Stillstandsmanagement angeschaut, Gespräche auf verschiedenen Ebenen geführt und  Organisation, Bottlenecks und die Durchgängigkeit der IT Systeme, insbesondere in der Instandhaltung mit 5 verschiedenen Systemen, sowie schnittstellenübergreifende Prozesse und Managementsysteme analysiert. Dann wurden u. a. folgende Schwachstellen offengelegt:

-    Es ist keine integrierte IT vorhanden, sondern es wird mit mehreren verschiedenen IT-Systemen gearbeitet
-    Eine Leistungsmessung ist so gut wie nicht vorhanden
-    Die Managementebene zeigt wenig aktive Führung
-    Entscheidende Kernfunktionen innerhalb der Organisation der Instandhaltung fehlen
-    Das Shutdown-Management weist erhebliche Defizite auf.

Alle Punkte mündeten in der Erkenntnis, dass das Unternehmen im Bereich der Instandhaltung an einem ineffizienten Ressourcen- und Kostenmanagement, an ineffizenten Kernprozessen mit Auswirkungen auf Produktionskosten, auf qualitätsbezogene Prozesse bzw. auf den Durchsatz und an fehlenden operativen Kennzahlen krankt.

T.A. Cook hat einen zweistufigen Plan entwickelt, wie sich die Probleme beheben und sich dadurch die Effektivität und Effizienz steigern lässt. Mit diesen Maßnahmen stellt T.A. Cook ein Gesamteinsparpotenzial von 3,5 bis 4,1 Millionen Euro pro Jahr in Aussicht.

Die 1. Phase des Stufenplans schafft Grundlagen. T.A. Cook schlägt Optimierungen in den Bereichen Instandhaltung, Material Management, Verfügbarkeit sowie Leistungs- und Stillstand- Management vor. Ziel ist eine höhere Gesamtanlageneffektivität verbunden mit einem erheblich gesteigerten Durchsatz von circa 16 Prozent zu erreichen. Einige Beispiele für einzelne Maßnahmen sind:

-    Aufbau einer modernen Instandhaltungsorganisation mit klaren Verantwortlichkeiten und Definition eines systematischen Auftragsmanagementprozesses
-    Optimierung des Produktionsplanungsprozesses unter der Prämisse, keine Produktionsausfälle durch selbstverschuldeten Ressourcenmangel zu verursachen
-    Durchführung von RCA (Root Cause Analysis) an Engpassmaschinen mit dem Ziel der Verbesserung der Verfügbarkeit (Verbesserung der Instandhaltungseffektivität)
-    Aufbau eines robusten Kennzahlensystems für tägliches, wöchentliches, monatliches Leistungsmanagement in Instandhaltung, Produktion, Prozessqualitätsmanagement
-    Verbesserung des Stillstandmanagements (Vorbereitung und Durchführung).

Phase 2 dient der Stabilisierung und der nachhaltigen Etablierung der in Phase 1 aufgesetzten Maßnahmen. Hier kommt hinzu, dass auch die Produktion und insbesondere die Organisation kritisch durchleuchtet wird. Dazu zählen unter anderem die Schichtstärke, der Schichtfaktor und die Rollen und Verantwortlichkeiten der Funktionen. Auch die Schnittstelle Produktion/ Instandhaltung soll durch klare Rollen & Verantwortlichkeiten und beispielsweise First Level Maintenance verbessert werden.

Die Analyse liegt klar auf dem Tisch und wird akzeptiert. Dass Handlungsbedarf besteht, ist unter den Entscheidern nach der Offenlegung des Optimierungsbedarfs unumstritten.