Kommunikation als Erfolgsfaktor für globales Digitalisierungsprogramm

Ein international führendes Chemie-Unternehmen stellte sich einer der größten aktuellen Herausforderungen: der Digitalisierung. Ziel dieser Transformation war es, Prozesse zu vereinfachen und zu rationalisieren, um die Effizienz von Arbeitsabläufen zu steigern, die Produktionskosten zu senken und einen sicheren, zuverlässigen Betrieb zu gewährleisten.  Daten, IT-Systeme und Schnittstellen sollten unternehmensweit vereinheitlicht und vereinfacht werden. Mit acht Standorten auf drei Kontinenten und mehr als 60 Betrieben stellte dies ein Mammut-Programm dar, das über mehrere Jahre von einem Expertenteam von T.A. Cook erfolgreich koordiniert und vorangetrieben wurde:

HERANGEHENSWEISE

Das breit angelegte Digitalisierungsprogramm für Engineering-, Produktions- und Instandhaltungsaktivitäten umfasste mehr als zehn Einzelprojekte, die an allen Standorten durchgeführt wurden. Bei einem der Schlüsselprojekte ging es darum, einen standardmäßigen Kernsatz von Anwendungen für die Design-, Engineering- und Asset-Dokumentation zu etablieren, um so den gesamten Asset-Lebenszyklus zu unterstützen. Interne und externe Ingenieure können somit nun auf einer einzigen Engineering-Plattform mit einem Standarddatenmodell arbeiten, in dem alle Arten von Informationen wie R&I Fließschemata, Rohrleitungs- und Anlagen-Tags abgebildet und miteinander vernetzt sind. Mit diesem sogenannten digitalen Zwilling ist die einheitliche Definition und Bereitstellung nötiger Daten der Engineering-Prozesse gewährleistet.

Weitere Projekte des Digitalisierungsprogramms zielten auf die Optimierung verschiedener Bereiche, zum Beispiel die Schichtübergabe, mobile Instandhaltung, einen standardisierten Projektsteuerungsansatz, verbesserte Datenanalyse und Schnittstellen von Turnaround und Routine-Instandhaltung.

Die meisten Initiativen zur digitalen Transformation scheitern, weil das Team nicht ausreichend in den Veränderungsprozess eingebunden wird. Das Verändern von Betriebsabläufen und gewohnten Prozessen setzt aber voraus, dass alle Beteiligten hinter dem Projekt stehen, die Notwendigkeit verstehen und die Veränderungen mittragen und vorantreiben.

T.A. Cook kennt diese Herausforderungen und richtete seine Beratungsleistungen darauf aus, die Vorteile der digitalen Transformation wirklich zum Tragen zu bringen. Kommunikation auf verschiedenen Ebenen stand dabei an oberster Stelle und begleitete die vielfältigen Aktivitäten von T.A. Cook, wie u. a.:

– das Engagement der obersten Führungsebene für die anstehenden Veränderungen zu gewinnen

– das organisatorische Change-Management mit Fachwissen voranzutreiben, um eine reibungslose Umsetzung zu gewährleisten

– lokale Eigenverantwortung auf Werks- und Standortebene zu realisieren, um eine vollständige, nachhaltige Implementierung zu ermöglichen

– gezieltes Projektmarketing und entsprechende Kommunikation aufzubauen, um auf Bewusstsein, Begeisterung und größere Beteiligung einzuwirken

– als Sparringspartner für die verschiedenen Projektleiter zu fungieren, um die einzelnen Projekte und damit das Gesamtprogramm zum Erfolg zu führen

– Projektfortschritt durch Antizipation von Hindernissen und Management von Abweichungen voranzutreiben

– Schnittstellen und Beziehungen zwischen Projekten und den verschiedenen Standorten oder Geschäftseinheiten zu verwalten.

Auf der einen Seite stand der Kunde mit seinem Status Quo und den anvisierten Zielen. Auf der anderen Seite standen verschiedene Anbieter für diverse IT-Lösungen. T.A. Cook trat hier als Vermittler und Übersetzer auf – zum Beispiel bei der Überwindung von Lücken zwischen globalen Anforderungen und lokalen Gegebenheiten oder zwischen den relevanten Best Practices und dem konkreten Bedarf des Kunden und den vorhandenen IT-Angeboten. Um nachhaltigen Erfolg zu gewährleisten, konzentrierte sich T. A. Cook darauf, pragmatische Lösungen zu entwickeln, die von allen relevanten Ebenen verstanden und mitgetragen wurden. T.A. Cook schrieb und gestaltete dafür Newsletter, Artikel im Intranet und Demo-Videos, veranstaltete Q&A-Online-Runden, Workshops und Roadshows, in denen u. a.  die fachliche Weiterbildung sichergestellt wurde. Die Verantwortlichen aller Ebenen wurden überzeugt und unter dieser Voraussetzung verinnerlichten und akzeptierten die Teams die Neuerungen. 

ERGEBNISSE

Durch die aktive und langfristige Begleitung und Beratung von T.A. Cook wurden die Mitarbeiter entlastet und Risiken frühzeitig erkannt und minimiert. Das Einbeziehen und Überzeugen der verschiedenen Projektleiter mit all ihren individuellen Fragen und Problemen war einer der wichtigsten Schlüssel zum Erfolg. Die einzelnen Projekte wurden rege vorangetrieben und jeder war auf dem aktuellen Stand. Mit diesem Programm konnte der Grundstein für die Digitalisierung des Unternehmens gelegt werden: standortübergreifende Harmonisierung von Prozessen, Schaffung einer einheitlichen Datenbasis, Verbesserung des Datenzugriffs und die Definition von wichtigen Schnittstellen. So konnten ineffiziente Prozesse reduziert, mehr Zeit für produktives Arbeiten geschaffen und höhere Anlagensicherheit erreicht werden. Der zu erwartende Nutzen des gesamten Digitalisierungsprogramms für das Unternehmen beträgt mehr als 40 Millionen Euro.