MODERNES ERSATZTEILMANAGEMENT:

Versteckte Kosten nicht vergessen!

Immer mehr Ersatzteilproduzenten und Dienstleister setzen auf geringe Lagerbestände und bedarfsoptimierte Produktion. Die Folge: Längere Wartezeiten für bestellte Teile. Viele Unternehmen stellt die Entwicklung vor ein Kostendilemma im Ersatzteilmanagement. Sie müssen den Balanceakt zwischen Ersatzteil-Beständen und Anlagen-Ausfallrisiken meistern. Um das zu schaffen, braucht es eine ganzheitliche Kostenbetrachtung und neue strategische Ansätze.


Text: Maximilian Tan

Unternehmen in anlagenintensiven Industrien stehen im Ersatzteilmanagement vor der Aufgabe, Instandhaltungskosten – und damit die Kosten für Beschaffung und Lagerung von Ersatzteilen – gering zu halten. Umgekehrt soll die Instandhaltung in Sachen Anlagenverfügbarkeit und -zuverlässigkeit möglichst das Optimum herausholen. Um Kosten zu drücken, werden die Lagerbestände bei Ersatzteilen kontinuierlich reduziert. Die simple Idee dahinter: Geringe Bestände führen zwangsläufig zu einer schlankeren Bilanz am Quartals- oder Jahresende.

Diese Strategie gerät jedoch zusehends an ihre Grenzen. Verschärft wird die Lage im Ersatzteilmanagement vor allem durch Selbstoptimierungsprozesse von Ersatzteilproduzenten, den sogenannten OEM’s (OEM: Original Equipment Manufacturer). Auch sie setzen längst auf möglichst geringe Lagerbestände und produzieren benötigte Komponenten erst nach Auftragseingang in optimierter Batchgröße. Die Folge: Ersatzteile sind nicht (immer) sofort, sondern häufig erst nach Wochen oder Monaten verfügbar. Im schlimmsten Fall – zum Beispiel bei Defekten produktionskritischer Komponenten – führt dies in betroffenen Unternehmen zu langfristigen (Produktions-)Ausfällen – und erheblichen Umsatzeinbußen.

"Die Nichtbeachtung von Ausfallwahrscheinlichkeiten war akzeptabel, solange Ersatzteile schnell verfügbar waren oder ein Ersatzteil-Inventar existierte."

Die Entwicklungen in der Ersatzteilproduktion offenbaren die zentrale Schwäche der bisherigen Strategien in diesem Bereich. Vielen Unternehmen setzen bei der Kostenkalkulation im Ersatzteilmanagement auf eine Art Hamster-Taktik. Potenzielle bzw. indirekte Kostenfaktoren als Teil einer Gesamtkostenstrategie finden oft keine oder nur unzureichende Berücksichtigung. Lediglich die unmittelbaren Kosten sind Teil der Planung. Einsparungen werden somit vor allem in Einzelbereichen vorgenommen.

Im Ersatzteilmanagement lassen sich diese unmittelbaren Kosten grob in zwei Felder aufteilen: Einkaufs- und Lagerhaltungskosten. Unter das Stichwort Einkauf fallen Kosten für Marktuntersuchungen, Testeinkäufe oder die Einkaufssoftware. Zu den Lagerhaltungskosten zählen unter anderem Personalkosten, Versicherungskosten, Kosten für Lagerausrüstung und Software, oder Kosten für das notwendige Datenmanagement und der Magazin-Instandhaltung. Unter ökonomischen Aspekten wird schnell klar, warum geringe Lagerbestände so attraktiv sind: alle genannten Kostenstellen können auf ein Minimum reduziert werden und verschwinden aus der Bilanzrechnung.

Unvollständige Kostenbetrachtung

Gäbe es da nicht ein Problem. In dieser Betrachtung fehlt ausgerechnet ein indirekter Kostenfaktor, dessen Bedeutung immer wichtiger wird: das Ausfallrisiko von Anlagenteilen und somit ganzen Anlagen, sowie damit einhergehende Umsatzverluste. Die Nichtbeachtung von Ausfallwahrscheinlichkeiten war akzeptabel, solange Ersatzteile schnell verfügbar waren oder ein Ersatzteil-Inventar existierte. In Zeiten, wo die sofortige Verfügbarkeit der Teile beständig abnimmt, besteht die Gefahr, dass Anlagen immer häufiger über längere Zeiträume stillgestellt werden müssen. Die Folge: Ausfallkosten und Umsatzverluste übersteigen die Einsparungen bei unmittelbaren Kosten erheblich.

Der Lösungsansatz, die Verluste zu minimieren und dennoch Kosten einzusparen, liegt auf der Hand: Ein modernes Ersatzteilmanagement muss die Gesamtkosten (Total Costs) berücksichtigen. Nur wer unmittelbare mit indirekten bzw. potenziellen Kosten abwägt und in beiden Bereichen ineinandergreifende (Spar-)Maßnahmen ergreift, wird am Ende ein akzeptables Gesamtergebnis erreichen. Doch an welchen Hebeln müssen Unternehmen ansetzen, um ihre Instandhaltung und damit ihr Ersatzteilmanagement der Marktlage anzupassen? Wir haben die wichtigsten drei Handlungsfelder identifiziert und zusammengefasst:

Mehr Informationen Mehrgleisige und flexible Strategieplanung

Mehr Informationen Kooperationspotenziale nutzen

Mehr Informationen Digitale (Herstell-)Verfahren nutzen

 

Fazit

Obwohl nicht alle Methoden kurzfristig oder mit geringem Aufwand umsetzbar sind, zeigen die vorgestellten Ideen eines deutlich: Es gibt viele Stellschrauben, an denen gedreht werden kann, um das eigene Ersatzteilmanagement zu optimieren und Kosten langfristig zu senken. Wichtig ist dabei vor allem, weiter zu denken als von Quartal zu Quartal. Zudem sollte man ständig Folgendes im Hinterkopf haben: Bei der Gesamtkostenbetrachtung lohnt sich auch ein zweiter und dritter auf einzelne Kostenfaktoren – denn gerade die vermeidlich unscheinbaren Stellschrauben können am Ende entscheidend sein!

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Zur Person

Maximilian Tan

Als Senior Manager und Experte für Instandhaltung bei T.A. Cook ist Maximilian Tan verantwortlich für multinationale Projekte und Programme zur Optimierung von Anlagen in der Prozessindustrie. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Berufserfahrung und hat komplexe Instandhaltungs- und Betriebsoptimierungsprojekte für Kunden in den Bereichen Öl & Gas, Up-, Mid- und Downstream inkl. chemische und metallurgische Industrie geleitet.

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