Die weltweite Covid-19 Pandemie hat enorme Auswirkungen auf viele Unternehmen, deren Existenz teilweise bedroht ist. Besonders hart hat es die Eventbranche getroffen. Diese beispiellose Zeit hat ein schnelles Umdenken und vor allem Handeln gefordert und damit Raum für Innovation geschaffen. James Haggen, Global Director of Events bei T.A. Cook und sein Team haben sich den Herausforderungen gestellt und ihr Business neu erfunden.

 

Text: Jennifer Layer Adams

 

"Persönliche Begegnungen und Networking waren schon immer das Herz und die Seele von Veranstaltungen und Konferenzen", erklärt James Haggen, der seit Frühjahr 2010 zum Event-Team von T.A. Cook gehört. Als die Pandemie die Welt scheinbar zum Stillstand brachte, standen er und sein Team vor Herausforderungen, wie sie zuvor noch niemand erlebt hatte.

"Während dieser ganzen Zeit - und wir sind immer noch mittendrin - konnten wir nie vorhersagen, wann sich die Situation ändern würden, so dass es fast unmöglich war, Face-to-Face Events zu planen", sagt Haggen. Nachdem Konferenzen und Seminare immer wieder verschoben wurden, mussten James und sein Team die schwere Entscheidung treffen, alle Präsenz-Veranstaltungen abzusagen. "In unserem Business haben wir immer das gleiche bewährte Modell angewandt, nämlich Branchenexperten und Delegierte zusammenzubringen, um Erfahrungen auszutauschen und voneinander zu lernen. Wir hatten ein reibungsloses System für die Planung, Organisation, Durchführung und Auswertung unserer internationalen Konferenzen. Die Tatsache, dass dieses bewährte System und Verfahren zum Stillstand gebracht wurde, war für das Team schockierend. Aber es entfachte in ihnen auch den Ehrgeiz, nicht den Kopf in den Sand zu stecken, sondern einen völlig neuen Ansatz zu entwickeln. 

"Bei Null anzufangen fühlte sich befreiend und aufregend an ... die Pandemie hat uns gezwungen, etwas zu tun, was wir sonst nicht getan hätten."

"Wir hatten zwei Möglichkeiten. Entweder defensiv bleiben und im Grunde nur abwarten, während unsere Konkurrenz an uns vorbeizieht. Oder in die Offensive zu gehen, die Dinge mit einer positiven Einstellung zu betrachten und zu erkennen, wo die Chancen liegen." James und sein Team gingen in die Offensive, wurden kreativ, führten umfangreiche Marktforschungen durch und entwickelten einen neuen Ansatz für die Durchführung virtueller Veranstaltungen. So verwandelten sie sechs Präsenz-Konferenzen in eine einmonatige digitale Veranstaltungsreihe, für die über 2000 Teilnehmern registrierten. "Es war das umfangreichste und ehrgeizigste Projekte, die wir je durchgeführt haben", sagt der erfahrene Event Manager. Im Rahmen der digitalen Serie wurden über 60 virtuelle Live-Sitzungen abgehalten, zusätzliche interaktive Live-Diskussionsgruppen veranstaltet und umfangreiche On-Demand-Inhalte bereitgestellt.

Eine Veränderung kommt selten allein. Zur gleichen Zeit, als sein Team mit den Auswirkungen der Pandemie konfrontiert wurde, schloss James auch sein Masterstudium in Betriebswirtschaft ab und wurde Vater. "Ich hatte dieses massive Crescendo in meinem Leben, bei dem all diese Dinge auf einmal ihren Höhepunkt erreichten", sagt Haggen. "Im September reichte ich meine Abschlussarbeit für meinen Master ein. Unser Sohn wurde im Oktober geboren, und die neue digitale Event-Serie endete im Oktober." Um all das parallel zu bewältigen, musste James sich auf seine Erfahrung, seinen Verstand, aber auch auf sein Bauchgefühl verlassen. "Manchmal muss man seinem Instinkt und seinen Partnern vertrauen und einfach loslegen", sagt der frischgebackene Vater. "Man wird einige Dinge falsch machen, und glauben Sie mir, das haben wir, aber man wird auch einiges richtig machen. Hoffentlich macht man mehr richtig als falsch, aber man lernt auch aus seinen Fehlern."

James und sein Team haben viele neue Erkenntnisse darüber gewonnen, wozu sie in einer schwierigen Situation fähig sind, wenn sie zusammenhalten und aktiv die Herausforderungen angehen. "Diese Erfahrung hat uns dazu inspiriert, uns ständig zu verbessern und zu transformieren, nicht nur als letztes Mittel in Krisenzeiten, sondern auch dann, wenn alles gut läuft", sagt Haggen. "Die wichtigste Lektion, die wir gelernt haben, ist unsere Fähigkeit zur Innovation und dass wir mit ein wenig kritischem Denken und Teamarbeit jede Herausforderung meistern können."

"Die wichtigste Lektion, die wir gelernt haben, ist unsere Fähigkeit zur Innovation und dass wir mit ein wenig kritischem Denken und Teamarbeit jede Herausforderung meistern können."

James ist davon überzeugt, dass der Trend zu hybriden und räumlich verteilten Veranstaltungen aus der derzeitigen Situation heraus weiterhin wachsen wird. Menschen werden zu Face-to-Face-Events zurückkehren, die jedoch in vielen Fällen virtuell erweitert werden und somit größere Communities erschließen können. Die Unternehmen versuchen, sich an die "neue Normalität" anzupassen, und daher ist der Bedarf an Gesprächen und dem Austausch von Erfahrungen und Best Practices größer denn je.  "Wir sind Menschen und brauchen soziale Interaktion, daher werden virtuelle Veranstaltungen persönliche Treffen nie ganz ersetzen können. Die Pandemie hat uns jedoch gezeigt, dass virtuelle Veranstaltungen einigen Bildungsbedürfnissen besser gerecht werden können. "Die Welt um uns herum wird sich weiter verändern", sagt Haggen, "und Veränderungen können neue Chancen für eine gute Zukunft eröffnen."


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