TAR Project Intelligence

TAR Project Intelligence

TAR Planning Tool schafft mehr Transparenz

Das Ende der Subjektivität

Turnarounds in großen Industrieanlagen können zum Millionengrab werden, wenn die Vorbereitung weit im Vorfeld nicht richtig funktioniert. Das neue Tool „Project Intelligence“ von T.A. Cook hilft dabei, die Vorbereitungsqualität zu erhöhen – und so die Risiken für eine längere Stillstandsdauer oder Kostenüberschreitung entscheidend zu senken.

 

Text: Andreas Molitor

Während seines Vortrags bei der TAR-Jahrestagung spricht Gert Müller erst mal nicht wie gewöhnlich gleich über Turnarounds, sondern über die Parkinsonerkrankung – und über eine medizinische Errungenschaft, die Hoffnung für Betroffene bringt: den Hirnschrittmacher. Weltweit wurde bereits rund 60.000 Patienten dieses innovative Gerät implantiert. Ein mehrstündiger Eingriff mit großer Wirkung: Gezielte Elektrostimulationen im Gehirn sorgen dafür, dass die Störungen des Bewegungsapparates fortan kontrolliert werden können. Doch der Eingriff am und im Gehirn ist zugleich eine gewagte medizinische Behandlung: Die Operation erfolgt bei vollem Bewusstsein des Patienten, der in permanenter Kommunikation mit dem Operateur stehen muss, damit dieser ständig über die Körperfunktionen seines Patienten informiert ist. Nur wenn der Schrittmacher millimetergenau an der richtigen Stelle platziert wird, besteht die Chance auf Linderung.

Dass Kommunikation und Transparenz über den aktuellen Status bei schwierigen Eingriffen entscheidende Erfolgsfaktoren sind, weiß Gert Müller aus seiner langjährigen Erfahrung als Turnaround-Spezialist bei T. A. Cook. „Die Qualität der Turnaroundvorbereitung ist entscheidend für einen reibungslosen und effizienten Ablauf während der TAR-Durchführung. Alles, was in der Vorbereitung nicht oder nicht gut gemacht wird, fällt einem im Stillstand auf die Füße.“ Damit das nicht passiert, hat Müller ein Tool entwickelt, das den an der Turnaroundvorbereitung Beteiligten jederzeit einen Röntgenblick auf den Stand der Vorbereitung erlaubt. Ziel war es dabei, fehlende oder subjektive Einschätzungen des Vorbereitungsfortschritts durch belastbare und volumenbasierte Informationen zu ersetzen. Transparenz war das Leitmotto bei der Arbeit an dem Tool. Auf einen Blick können „Soll“ und „Ist“ in allen wichtigen Bereichen verglichen werden. Damit eröffnet die Software den Turnaround- Verantwortlichen die Möglichkeit, Risiken und Abweichungen rechtzeitig zu erkennen und entsprechend gegenzusteuern.

 

Armaturenbrett für die Adlerperspektive

Die benötigten Informationen liefert das Project-Intelligence- Tool nicht als undurchdringlichen Datendschungel, sondern aggregiert in einfach verständlichen Darstellungen, die Planabweichungen hervorheben und kaskadenförmig abgebildet sind. Der Verantwortliche in der Konzernzentrale beispielsweise erhält zunächst – angeordnet wie auf einem Armaturenbrett – ausschließlich die für seine Adlerperspektive relevanten Basisinformationen: Wo und wann an den weltweiten Standorten des Unternehmens stehen Stillstände an? Welche Komplexität weisen diese auf? Was sollen sie kosten, wie lange dauern und wie hoch ist der erwartete Produktionsverlust? Leuchtet an einem der Turnaround-Standorte ein rotes Warnsignal auf, kann der Manager mit einem Click tiefer „bohren“ und dorthin vorstoßen, wo die aggregierten Informationen je Turnaround und – bei Bedarf noch eine Ebene darunter – Fachabteilung verfügbar sind. So kann er dem Problem Stück für Stück näherrücken.

Innerhalb weniger Minuten ist er beispielsweise darüber im Bilde, dass bei dem Stillstand in Süddeutschland die Kosten aus dem Ruder laufen, die Verträge mit den Mechanikpartnern noch
nicht abgeschlossen sind und fast die Hälfte der insgesamt 1.000 Arbeitspakete noch nicht geschnürt ist. Bei der Bestellung von Materialien mit langen Vorlaufzeiten gibt es Verzögerungen, ebenso beim Fortschritt der Abarbeitung von wichtigen Inspektionen, die mehrere Monate vor der TAR-Durchführung abgeschlossen sein müssen. Außerdem kann er feststellen, dass die gesamte
Vorbereitung den definierten Meilensteinen hinterherhinkt.

„Wenn die TAR-Vorbereitung erst einmal verzögert ist, hängt da ein ganzer Rattenschwanz dran“, sagt Müller. So gehen zum Beispiel die Ausschreibungen später raus, die Verträge mit den Fremdfirmen können nicht abgeschlossen werden, die Erstellung des Terminplans ist verspätet et cetera. „Es komprimieren sich Planungsarbeiten in einem immer kleiner werdenden Zeitraum – und am Ende leidet die Vorbereitungsqualität und es wächst das Risiko, dass der TAR länger dauert und mehr kostet als geplant.“

Excel-Tabellen verwehren den Überblick

Derzeit sei man von der notwendigen Transparenz, um eine TAR-Vorbereitung effizient steuern und rechtzeitig Risiken erkennen zu können, in vielen Unternehmen noch weit entfernt, sagt Müller. Bislang verstecken sich Statusinformationen und mögliche Risiken meist in den Fachabteilungen. In Excel-Tabellen oder Einzellösungen gepflegte Daten verwehren den für den Stillstand verantwortlichen Turnaround-Managern den Überblick. Zum Beispiel bei der Auswahl der Kontraktoren-Partner und rechtzeitigen Schließung von Verträgen beobachtet Müller immer wieder eine gefährliche Tendenz zu „Das schaffen wir schon“. Eine Woche vor dem Meilenstein „hängt die Fachabteilung dann die weiße Fahne raus und sagt: ‚Sorry, wir schaffen es doch nicht‘“. Dann ist es meist zu spät, weil die Kontraktoren ihre Monteure bereits Monate im Voraus fest bei anderen Kunden verplant haben. „Wenn man die Verträge zu spät abschließt, steigt das Risiko, dass man den TAR nicht mit dem A-Team der Fremdfirmen abwickeln wird.“

Das neue Project-Intelligence-Tool von T.A. Cook verschafft sowohl dem Einkäufer als auch dem TARManager und Verantwortlichen in der Konzernleitung einen genauen Überblick über den Stand der Vertragsvorbereitungen je Gewerk: Wurden Anfragen versandt? Liegen bereits Angebote der Firmen vor? Haben wir uns schon für einen Anbieter entschieden? Wurden schon Verträge unterzeichnet? Der Turnaround-Manager sieht beispielsweise, dass ein Jahr vor Stillstandsbeginn bereits 36 von 156 Verträgen mit externen Dienstleistern abgeschlossen sind. Damit ist die Vorbereitung im Soll. Doch Vorsicht: Der Blick auf das nächste Schaubild im TAR-Armaturenbrett verrät, dass die bereits abgeschlossenen Kontrakte einen Wert von lediglich 25 Millionen Euro abdecken – nicht einmal ein Viertel des gesamten Vertragsvolumens. Die dicken Brocken sind also noch nicht unter Dach und Fach.

Auch hier lauert also ein Risiko. Allerdings setzt diese Art von Transparenz über alle Organisationsebenen hinweg eine offene Kultur voraus. Es gehe nicht darum, „Leute bloßzustellen, weil sie ihre Arbeit nicht ordentlich gemacht haben“, erklärt Müller die Raison d’être, „sondern die Transparenz zu nutzen, um Risiken zu identifizieren.“ Anders als bisher staut sich das Problem nicht mehr beim einzelnen Mitarbeiter. So bekommen die Vorgesetzten zum Beispiel frühzeitig mit, dass das Detail-Engineering für neun der 17 in den TAR einzubindenden Invest-Projekte verzögert ist – und können rechtzeitig eingreifen: Was müssen wir tun, um die Verzögerung aufzuholen? „Bisher kommt so etwas oft erst kurz vor dem Stillstand raus“, sagt Müller. „Oder während des Stillstands. Dann ist es zu spät.“ So wie beim Einsetzen eines Hirnschrittmachers kommt es eben auf das exakte Timing, optimale Vorbereitung und perfekte Absprache an.

Zur Person

Gert Müller, Partner

Als Partner bei T.A. Cook Consultants verfügt Gert über mehr als 15 Jahre Erfahrung in der strategischen und operativen Beratung von Kunden in den anlagenintensiven Industrien. Als Spezialist für die Bereiche Risikomanagement- und Turnaround-Practice bietet er Beratungsdienstleistungen für Kunden weltweit mit einem besonderen Fokus auf den Öl-, Gas- und Raffineriesektor. Bevor er zu T.A. Cook kam, war Projektmanager bei Touchstone Ltd in London, wo er große ERP-Implementierungsprojekte leitete und gleichzeitig als Business Analyst tätig war.

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