Gesundheits-Check für Instandhaltungsorganisation

Bei einem Unternehmen der Spezialchemie zeigte ein Team von T.A. Cook Verbesserungspotenziale im Instandhaltungsmanagement von 2,9 Millionen Euro auf. Mit einem neuen Methodenansatz konnte dabei der Reifegrad der weltweit verteilten Instandhaltungsorganisationen vergleichbar bewertet werden. Zum ersten Mal in Europa arbeiteten dabei die Analysten mit Tablets, um die Daten im Feld zu erfassen. Dies reduzierte erheblich Zeit und Stress. 

 

Text: Roland Hensel

 

Normalerweise dient ein gründliches Durchchecken vor allem der Früherkennung von Krankheiten. Der Gesundheits-Check der Krankenkassen erfasst und bewertet - ergänzend hierzu - die gesundheitliche Risiken und Belastungen. So untersucht der Arzt beispielsweise im Gespräch die persönliche, die familiäre und die soziale Situation eines Patienten und erstellt daraus ein Risikoprofil. Die anschließenden körperlichen Untersuchungen geben weitere Aufschlüsse über den Gesundheitszustand. Nach den Untersuchungen bespricht der Arzt das Ergebnis der Gesundheitsuntersuchung und überlegt gemeinsam mit dem Patienten, welche Lebensgewohnheiten geändert werden sollten. Beim Vorliegen einer Krankheit oder bei Verdacht darauf sorgt der Arzt dafür, dass eine weitergehende gezielte Diagnostik erfolgt und gegebenenfalls medizinisch erforderliche Maßnahmen eingeleitet werden.

Im industriellen Bereich schlüpfen die Analysten von T.A.Cook quasi in die Rolle des Arztes, wenn sie in den verschiedenen Unternehmensbereichen die Effizienz und Produktivität messen, vergleichen und daraus Maßnahmen ableiten sowie Verbesserungspotenziale identifizieren. „Wir machen im Prinzip einen Gesundheits-Check der Anlage und nach der Diagnose erstellen wir dann die Therapie“, erklärt Marco Wagner, Manager bei T.A. Cook und bleibt im Bild, wenn er betont: „Wir stellen anschließend das Rezept sowohl für die Physiotherapie als auch für die benötigten Medikamente aus. Wobei man mit den Medikamenten nur die Symptome bekämpft und mit der Physiotherapie die Ursache angeht und gezielt die Muskeln stärkt, um Gelenkschmerzen vorzubeugen. Dabei ist Nachhaltigkeit unser Ziel und nicht die kurzfristige Kosteneinsparung.“

Digitalisierung vermeidet Fehler  

Für den industriellen Gesundheits-Check entwickelten die Spezialisten von T.A.Cook eine Toolbox, mit der sie die unterschiedlichen Standorte und Organisationseinheiten eines Unternehmens untersuchen können. Und zwar von der Produktion bis zur Instandhaltung. Ziel ist, die ständig steigenden Technikkosten in den Griff zu bekommen, ohne Abstriche an der Verfügbarkeit einer Anlage zu machen. Dabei konnten sie auf relativ viele eigenentwickelte Standard-Tools zurückgreifen, mit denen bereits Unternehmen im petrochemischen Umfeld untersucht wurden. Angepasst an die Bedürfnisse der Spezialchemie, erheben und vergleichen sie elf verschiedene Key-Performance-Indikatoren miteinander. Diese Leistungskennzahlen geben Hinweise auf den Zustand der Ablauforganisation: Wie produktiv sind Handwerker? Wie viel Zeit verwenden sie für nicht produktive Organisationstätigkeiten? Wie sieht das Arbeitssystem dahinter aus? „Wir wissen, dass jeder Mitarbeiter so gut und optimal in seinem Arbeitsumfeld arbeitet, wie er kann“, erklärt Marco Wagner. „Aber trotzdem beobachten wir immer wieder Abstimmungsschwierigkeiten, Kommunikationsengpässe und Logistiklücken. Dies ist besonders ärgerlich, wenn Gewerkeabfolgen sequenziell ablaufen und dadurch das eine Gewerk auf das andere wartet. Gerade hier entstehen viele unproduktive Verlustzeiten.“  

„Wir machen im Prinzip einen Gesundheits-Check der Anlage und nach der Diagnose erstellen wir dann die Therapie."

Marco Wagner, Manager bei T.A. Cook

Im nächsten Schritt schauten sich die Spezialisten das Mengengerüst von Meldungen, Aufträgen und Kosten an. Dies gibt einen Überblick, wie gearbeitet, beauftragt und vergeben wird. Das Ganze lässt sich dann an den Kennzahlen der Instandhaltungskosten spiegeln. Das heißt, wie viel gibt das Unternehmen fortlaufend für die Technik im Verhältnis zum Anlagenwert aus? Häufig arbeitet man hier mit Routinen, deren Logik niemand mehr hinterfragt. Hierzu ein  Beispiel: In manchen Unternehmen werden Schwingungsanalysen bei Pumpen in einer festgelegten Frequenz gemacht. Diese Rundgänge hatte man irgendwann festgelegt, unabhängig davon ob sinnvoll oder nicht. Zeigen sich Auffälligkeiten zwischen zwei Rundgängen, so ist die Frequenz zu niedrig, zeigen sich keine Auffälligkeiten nach sechs Rundgängen, kann man die Anzahl der Untersuchungen reduzieren und spart Kosten bei gleicher Verfügbarkeit.

Der Realitäts-Check

Doch ein gutes Benchmarking muss auch immer wieder an der Realität gespiegelt werden, damit keine Fehleinschätzungen unterlaufen. So sieht beispielsweise der Gesundheits-Check beim Arzt einen durchschnittlichen Ruhepuls von 70 Schlägen pro Minute als ideal an. Was aber sagt der Arzt zu einem normalgewichtigen 35-jährigen Mann mit einem Ruhepuls von 30? Liefert er ihn sofort in die Notaufnahme ein oder bewertet er auch die Randbedingungen und erkennt, dass oftmals Hochleistungssportler einen solchen Puls haben? „Deshalb schauen wir uns immer die Rahmenbedingungen an und schneiden jede Untersuchung auf die einzelne Anlage zu“, betont Marco Wagner. Denn jede Anlage ist unterschiedlich organisiert und historisch gewachsen. „Wir besprechen mit einzelnen Managementebenen die Untersuchungsergebnisse und binden die Mitarbeiter bei der Erhebung der Daten in die täglichen Feedbackrunden ein. So stellen wir sicher, dass unsere Messergebnisse nicht falsch interpretiert werden und erzielen eine hohe Akzeptanz. Getreu dem Motto: Selbsterkenntnis ist der erste Schritt zum Erfolg“, so Wagner weiter. 

Die Herausforderung besteht darin, aus Hunderten von Punkten die wesentlichen fünf herauszupicken, die die größte Wirkung erzielen und nachhaltig verbessern. Daraus leiten sich dann Handlungsempfehlungen ab, die stark aggregiert und fokussiert sind auf die wesentlichen Dinge. Anhand dieser Maßnahmen kann das Management die entsprechenden Rahmenbedingungen schaffen. 

Realistisch ist ein Einsparpotenzial von zehn Prozent

Im Schnitt liegen die wertschöpfenden Tätigkeiten in dem Spezialchemie-Unternehmen bei 35 bis 40 Prozent. Der Benchmark für eine hohe Auslastung der Instandhaltungsmitarbeiter liegt bei etwa 60 Prozent. Ein realistisches Ziel bei dieser Untersuchung ist, mit der gleichen Mannschaft und konkreten Maßnahmen zehn Prozent mehr Wertschöpfung zu erzielen. Bei zehn Prozent höherer Effizienz reduzieren sich die Wartezeiten und die Dauer von bestimmten Arbeiten. Sie werden besser vorbereitet, der Instandhaltungsmitarbeiter hat alle Teile und Werkzeug vorrätig und kann die Aufgaben schnell und vollständig abschließen. Mit einer ressourcenoptimierten Terminplanung bekommen alle Beteiligten die entsprechenden Informationen. Allerdings braucht man hierzu auch das entsprechende Commitment und die adäquaten Managementstrukturen.  

Fazit

Zehn Prozent Einsparung vom gesamten Technikvolumen wird durch eine Mischung aus Effizienzsteigerung, Fokussierung auf die wesentlichen Dinge und eine Überarbeitung der Wartungsroutinen erreicht. Strafft man das Preventive-Maintenance-Programm und vermeidet alle unnötigen Reibungsverluste und Wartezeiten bei den Instandhaltern, steigt die technische Verfügbarkeit der Anlagen und die Instandhaltungskosten sinken. Weiteres Einsparpotenzial steckt im Hinterfragen von Routinen an bestehenden Anlagen und der Standardisierung und Verfügbarkeit von Expertenwissen für andere Mitarbeiter.

Zur Person

Marco Wagner, Manager

Seit 2017 leitet Marco Wagner den Bereich Knowledge Management bei T.A. Cook und ist für die Anwendung und Weiterentwicklung von Tools und Methoden für das Wissensmanagement verantwortlich. Zuvor war er 7 Jahre als Berater tätig und hat für Kunden aus der Öl, Petrochemie, Chemie und anderen anlagenintensiven Industrien komplexe Instandhaltungs- und Optimierungsprojekte geleitet.

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