Erfolgsfaktor ‚Team Alignment‘

Erfolgsfaktor ‚Team Alignment‘

Wie Sie durch gutes Onboarding Ihr TAR-Projekt vorantreiben

Jeder Turnaround, jeder Stillstand kostet Unternehmen Zeit und – oftmals unnötig viel – Geld. Um Timing und Budget einzuhalten, braucht es ein gutes TAR-Management. Dabei trägt ein umfassendes Onboarding oft entscheidend zum Projekterfolg bei – und wird dennoch immer wieder vernachlässigt. Wir zeigen die wichtigsten Aspekte auf, die jedes gute Onboarding berücksichtigen sollte. 

 

Jeder Produktionsmitarbeiter, Monteur, Ingenieur, Kontraktor und Manager in der anlagenintensiven Industrie kennt die Situation. Bei TAR-Projekten herrschen vor Ort unübersichtliche, manchmal gar chaotische Zustände. Die Gründe: Ein komplexes Geflecht interner und externer Mitarbeiter, unterschiedlicher Gewerke, Abteilungen, Zuständigkeiten und Aufgaben sowie ein straffes Timing mit engen Zeitfenstern, die es einzuhalten gilt. Um unter solchen Rahmenbedingungen erfolgreich zu sein, ist ein maximal effizientes Management unverzichtbar. Das wissen auch die Unternehmen – und haben das Onboarding als sinnvolle Methodik zur Vorbereitung und Umsetzung von Turnarounds, Abstellungen oder Revisionen längst verinnerlicht.

"Wenn das Projektteam an einem Strang zieht, motiviert bei der Sache und jederzeit up-to-date ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, Timing und Budget einzuhalten, enorm."

Und trotzdem: Obwohl ein gutes Onboarding aller Projektbeteiligten den Gesamterfolg eines TAR-Projektes entscheidend beeinflusst, ist es bis heute in vielen Betrieben eher lästige Pflicht. Statt das Projektteam optimal zu informieren, aktiveren und motivieren, erfahren die Beteiligten oft nur das Nötigste. Zudem werden zwar Projektziele grob benannt und Einzelaufgaben verteilt – allerdings oft eher abstrakt, kurzfristig und ohne Schnittstellen zu anderen Teilbereichen zu erläutern. Die Folge: Jeder arbeitet für sich, Aufgaben werden mehrfach bearbeitet oder bleiben liegen, Projektschritte werden vergessen oder übersprungen. Vor allem jedoch sehen die Mitarbeiter ihre Arbeit eher als notwendiges Übel denn als hilfreichen Beitrag zum Projekt Erfolg.

Genau hier – beim Personal – setzt jedes gute, vollständige Onboarding-Konzept an. Es sollte langfristig gedacht und implementiert sein. Dazu gehört, sämtliche Management Bereiche zu berücksichtigen. Konkret heißt das unter anderem: Zeitmanagement, Ressourcenmanagement, Qualitätsmanagement, Risikomanagement, Kostenmanagement, Kommunikationsmanagement Beschaffungsmanagement sind einzuplanen. Vor allem sollte jedes Konzept es die Menschen, die das Projekt am Ende umsetzen (sollen), berücksichtigen und sie aktiv in die Prozesse und Maßnahmen einbinden. Das entscheidende Stichwort in diesem Zusammenhang lautet: Team Alignment. Wenn das Projektteam an einem Strang zieht, motiviert bei der Sache und jederzeit up-to-date ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, Timing und Budget einzuhalten, enorm. 

Doch was bedeutet der Begriff Team Alignment genau? Und welche konkreten Inhalte umfasst er in Sachen Programmplanung? Wir haben die wichtigsten drei Handlungsfelder sowie die dazugehörigen Maßnahmen, die ein schlüssiges Onboarding-Konzept als Teil eines erfolgreichen TAR-Managements enthalten sollte, kompakt zusammengefasst:

1) Teamchemie:

Oft kommt es bei Onboardings zur Fehleinschätzung, die Schaffung einer harmonischen Teamstruktur sei eine einmalige Angelegenheit, die man mit einem Mitarbeitertraining vor Projektbeginn abhaken könnte. Turnarounds und Stillstände unterteilen sich jedoch häufig in verschiedene Phasen, in denen das Personal (mehrfach) wechselt oder sich anders zusammensetzt.  Wie das Projekt selbst sind daher auch Zusammenhalt und Austausch zwischen den Beteiligten ein fließender Prozess. Hinzu kommt, dass jedes neu zusammengestellte Team Zeit braucht, um einen gemeinsamen Nenner zu finden. Der Psychologe Bruce Tuckman unterteilt diesen Findungsprozess in seinem Phasenmodell in fünf Teile: forming (Einstiegs-/Konktaktphase), storming (Konfliktphase), norming (Einigungs-/Regelungsphase), performing (Leistungsphase) und adjourning (Auflösungsphase). 

Bei vielen Onboardings werden diese Phasen gerne in nur einem Workshop bzw. wenigen Stunden abgearbeitet – eine Geschwindigkeit, in der eine gemeinsame Grundlage oder erst recht ein Team kaum zu bilden sind. Ein schlüssiges Konzept schafft deshalb ausreichend Zeit und Maßnahmen für die Teamchemie. Konkret kann das zum Beispiel bedeuten: Mehrere Workshops vor dem eigentlichen Beginn des Turnarounds, in dem die Mitarbeiter vordefinierte Projektziele gemeinsam erarbeiten, die Rollenverteilung besprechen und die Abläufe – ggf. kontrovers – diskutieren, indem sie eigene Ideen und Erfahrungen einbringen. Schließlich zeigt Tuckmann’s Modell: Zu jedem guten Team gehören auch unterschiedliche Meinungen und damit Streitphasen, bevor es an die Arbeit geht. Zusätzlich sollten sich die Veranstaltungen nicht auf die Vorbereitungsphase beschränken. Auch während der Umsetzung ergeben sich neue Situation, zum Beispiel durch ungeplante Ereignisse oder Personalwechsel. Deshalb ist es wichtig, die Teamchemie auch während des Turnarounds aktiv zu begleiten und durch Trainingsmaßnahmen zu fördern. 

 

2) Timing und Termine:

Die (wissenschaftliche) Argumentation im Hinblick auf ein gutes Onboarding-Konzept folgt hier einem ähnlichen Prinzip wie beim Aspekt Teamchemie: Nur mit regelmäßigen Updates bleibt das Projektteam auf Stand und kennt die zeitlichen Meilensteine. Die Realität hingegen sieht dagegen häufig anders aus. Unmittelbar vor Beginn des Turnarounds und/oder Stillstands verkündet die Projektleitung hier einen – meist verbindlichen und damit unflexiblen – Terminplan. Auf personelle Änderungen oder unvorhergesehene Abweichungen ist der Zeitplan dagegen nicht ausgelegt – so rennt das Projektteam immer wieder einem (neuen) Rückstand hinterher.  

Die naheliegende Lösung auch hier: Zeitpläne und Timings sollten nicht einmalig, sondern regelmäßig festgelegt und auf ihre Realisierbarkeit überprüft werden. Hierbei sollten die Mitarbeiter – Team Alignment beachten! – aktiv einbezogen werden. Sie sind es schließlich, die den Turnaround umsetzen und so aus erster Hand berichten können. Zudem sollten die Pläne so kurzfristig wie möglich verkündet werden. Beginnt das Onboarding bereits Wochen oder Monate zuvor, fehlen dem Personal die Timings zu Projektstart bereits wieder – zumal die Wahrscheinlichkeit hoch ist, dass sich in der Zwischenzeit Änderungen ergeben haben.  

3) Interaktion statt Kommunikation:

Auch auf diesem Handlungsfeld gilt es, die TAR-Strategie und damit das Onboarding-Konzept stärker auf das Projektteam auszurichten. Natürlich ist es nichts Neues, dass Kommunikation ein zentraler Teil eines gutes TAR-Managements ist. Nur: Auch hier kommt es in vielen Unternehmen vor, dass größtenteils top-down kommuniziert wird. In den dazugehörigen Workshops und/oder Trainings gibt es häufig die zur dieser Kommunikationsform passende Agenda: relevante Themen wie Sicherheit, Organisation, Arbeitsumfang oder Beschaffenheit der Anlage werden vorgetragen. Die Inhalte stehen dabei bereits vorab fest. Im Hinblick auf Mitarbeitermotivation ist ein solches Vorgehen allerdings wenig effizient.  

Um dieses Problem zu lösen, bieten sich interaktivere Workshopinhalte an. Dazu zählen Themen die effektive Arbeitsvorbereitung, effektive Meetingstrukturen im Projektverlauf oder Mitarbeiterführung bzw. Kommunikationskultur. Bei solchen, weniger starren Inhalten können die Beteiligten selbst mitreden, Vorschläge einbringen und diskutieren, Erfahrungen aus anderen TAR-Projekten schildern. Zudem können sie auf Basis vorgestellter Best-Practices erarbeiten, welche Maßnahmen sich für das eigene Projekt anbieten und welche ungeeignet sind. Bei Bedarf können Austausch und Wissensvermittlung in Gruppenübungen vertieft werden. Übrigens: Ein solches Onboarding-Konzept fördert nicht nur die Interaktion und hält die Motivation hoch, sondern sorgt zusätzlich für Transparenz, da das Projektteam Inhalte dauerhaft mitgestaltet, statt sie „von oben herab“ und ohne weiteren Kontext bzw. weiterführend Informationen vorgegeben zu bekommen. 

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