Modernes Ersatzteilmanagement:

Modernes Ersatzteilmanagement:

Versteckte Kosten nicht vergessen!

Immer mehr Ersatzteilproduzenten und Dienstleister setzen auf geringe Lagerbestände und bedarfsoptimierte Produktion. Die Folge: Längere Wartezeiten für bestellte Teile. Viele Unternehmen stellt die Entwicklung vor ein Kostendilemma im Ersatzteilmanagement. Sie müssen den Balanceakt zwischen Ersatzteil-Beständen und Anlagen-Ausfallrisiken meistern. Um das zu schaffen, braucht es eine ganzheitliche Kostenbetrachtung und neue strategische Ansätze.


Text: Maximilian Tan

Unternehmen in anlagenintensiven Industrien stehen im Ersatzteilmanagement vor der Aufgabe, Instandhaltungskosten – und damit die Kosten für Beschaffung und Lagerung von Ersatzteilen – gering zu halten. Umgekehrt soll die Instandhaltung in Sachen Anlagenverfügbarkeit und -zuverlässigkeit möglichst das Optimum herausholen. Um Kosten zu drücken, werden die Lagerbestände bei Ersatzteilen kontinuierlich reduziert. Die simple Idee dahinter: Geringe Bestände führen zwangsläufig zu einer schlankeren Bilanz am Quartals- oder Jahresende.

Diese Strategie gerät jedoch zusehends an ihre Grenzen. Verschärft wird die Lage im Ersatzteilmanagement vor allem durch Selbstoptimierungsprozesse von Ersatzteilproduzenten, den sogenannten OEM’s (OEM: Original Equipment Manufacturer). Auch sie setzen längst auf möglichst geringe Lagerbestände und produzieren benötigte Komponenten erst nach Auftragseingang in optimierter Batchgröße. Die Folge: Ersatzteile sind nicht (immer) sofort, sondern häufig erst nach Wochen oder Monaten verfügbar. Im schlimmsten Fall – zum Beispiel bei Defekten produktionskritischer Komponenten – führt dies in betroffenen Unternehmen zu langfristigen (Produktions-)Ausfällen – und erheblichen Umsatzeinbußen.

"Die Nichtbeachtung von Ausfallwahrscheinlichkeiten war akzeptabel, solange Ersatzteile schnell verfügbar waren oder ein Ersatzteil-Inventar existierte."

Die Entwicklungen in der Ersatzteilproduktion offenbaren die zentrale Schwäche der bisherigen Strategien in diesem Bereich. Vielen Unternehmen setzen bei der Kostenkalkulation im Ersatzteilmanagement auf eine Art Hamster-Taktik. Potenzielle bzw. indirekte Kostenfaktoren als Teil einer Gesamtkostenstrategie finden oft keine oder nur unzureichende Berücksichtigung. Lediglich die unmittelbaren Kosten sind Teil der Planung. Einsparungen werden somit vor allem in Einzelbereichen vorgenommen.

Im Ersatzteilmanagement lassen sich diese unmittelbaren Kosten grob in zwei Felder aufteilen: Einkaufs- und Lagerhaltungskosten. Unter das Stichwort Einkauf fallen Kosten für Marktuntersuchungen, Testeinkäufe oder die Einkaufssoftware. Zu den Lagerhaltungskosten zählen unter anderem Personalkosten, Versicherungskosten, Kosten für Lagerausrüstung und Software, oder Kosten für das notwendige Datenmanagement und der Magazin-Instandhaltung. Unter ökonomischen Aspekten wird schnell klar, warum geringe Lagerbestände so attraktiv sind: alle genannten Kostenstellen können auf ein Minimum reduziert werden und verschwinden aus der Bilanzrechnung.

Unvollständige Kostenbetrachtung

Gäbe es da nicht ein Problem. In dieser Betrachtung fehlt ausgerechnet ein indirekter Kostenfaktor, dessen Bedeutung immer wichtiger wird: das Ausfallrisiko von Anlagenteilen und somit ganzen Anlagen, sowie damit einhergehende Umsatzverluste. Die Nichtbeachtung von Ausfallwahrscheinlichkeiten war akzeptabel, solange Ersatzteile schnell verfügbar waren oder ein Ersatzteil-Inventar existierte. In Zeiten, wo die sofortige Verfügbarkeit der Teile beständig abnimmt, besteht die Gefahr, dass Anlagen immer häufiger über längere Zeiträume stillgestellt werden müssen. Die Folge: Ausfallkosten und Umsatzverluste übersteigen die Einsparungen bei unmittelbaren Kosten erheblich.

Der Lösungsansatz, die Verluste zu minimieren und dennoch Kosten einzusparen, liegt auf der Hand: Ein modernes Ersatzteilmanagement muss die Gesamtkosten (Total Costs) berücksichtigen. Nur wer unmittelbare mit indirekten bzw. potenziellen Kosten abwägt und in beiden Bereichen ineinandergreifende (Spar-)Maßnahmen ergreift, wird am Ende ein akzeptables Gesamtergebnis erreichen. Doch an welchen Hebeln müssen Unternehmen ansetzen, um ihre Instandhaltung und damit ihr Ersatzteilmanagement der Marktlage anzupassen? Wir haben die wichtigsten drei Handlungsfelder identifiziert und zusammengefasst:

Mehr Informationen Mehrgleisige und flexible Strategieplanung

In Zeiten digitaler Maschinen und Anlagen genügt es längst nicht mehr, eine Ersatzteilstrategie zu verfolgen. Stattdessen sollte ein modernes Ersatzteilmanagement auf einer mehrgleisigen Instandhaltungsstrategie basieren. 

 

Die entscheidende Rolle spielt dabei die Anlagen- bzw. Equipment-Kritikalität. Von ihr hängen sämtliche Anlagen- und somit Ersatzteil-Strategien ab. Dabei gilt: Je kritischer das einzelne Equipment für den Produktionserfolg, desto größer die potenziellen Umsatzverluste bei einem Ausfall – und desto entscheidender die Verfügbarkeit oder sofortige Lieferbarkeit von Ersatzteilen sowie eine optimale Instandhaltung. Ein einfaches Beispiel: Leuchtkörper in einer Lagerhalle sind zweifellos unkritisches Equipment. Hohe Lagerbestände oder aufwendige Instandhaltungsmaßnahmen sind somit nicht nötig, eine Run-to-Failure-Strategie sehr wahrscheinlich akzeptabel. Eine Pumpe, deren Ausfall die gesamte Produktion lahmlegen würde und die nicht ohne Weiteres durch interne Maßnahmen repariert werden kann, muss dagegen als kritisches Anlagenteil betrachtet werden. Hier sollten Ersatzteile – zumindest in einer definierten Mindestmenge – sofort verfügbar sein.

Ein solches Ersatzteilmanagement funktioniert in der Praxis allerdings nur als Teil einer zustands-, durchsatz- bzw. zeitabhängigen Instandhaltungsstrategie mit den notwendigen Inspektions- und Wartungsplänen. Das bedeutet auch: Die Stammdaten sämtlicher Anlagenteile, insbesondere der kritischen, müssen in einem ERP-System bzw. einem CMMS (Computerbasiertes Maintenance Management System) erfasst werden. Liegen die benötigen Daten digital vor, ermöglichen sie dank der genutzten Software die sogenannte Ersatzteil-Nachfrage-Vorhersage. Die Vorhersage benötigter Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien basiert somit auf der Laufzeit und dem Durchsatz der zu wartenden Anlagen, sowie deren Kritikalität und den an ihnen geplanten Wartungsmaßnahmen.

Das bedeutet: Das zuständige Personal weiß jederzeit, wie hoch die Verfügbarkeit einer Anlage über welchen Zeitraum ist bzw. sein wird. Liegt die Auslastung beispielweise über einen längeren Zeitraum bei nahezu 100 Prozent, müssen entsprechende Maßnahmen getroffen worden. Dazu zählt auch, Ersatzteile für kritische Anlagenteile rechtzeitig und in ausreichender Menge – im Optimalfall automatisiert – zu bestellen. Fallen, beispielsweise aufgrund geringer Nachfrage, Maschinenlaufzeit und -durchsatz geringer aus, passt sich das Ersatzteilmanagement der neuen Produktionssituation vorausschauend an. Die Ersatzteilmenge entspricht in beiden Fällen annähernd dem tatsächlichen Bedarf im Hinblick auf die geplanten Instandhaltungsmaßnahmen.  Somit müssen weniger Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien eingekauft und gelagert werden. Lagerhaltungskosten werden wie gewünscht reduziert und lange Ausfallzeiten dennoch vermieden.


Mehr Informationen Kooperationspotenziale nutzen

Den Großteil ihrer Ersatzteile beziehen Unternehmen von diversen OEM’s und sonstigen Dienstleistern. Sämtliche Bestandteile der Zusammenarbeit sind vertraglich geregelt. In vielen Verträgen im Bereich Ersatzteilmanagement dominieren allerdings bis heute rein finanzielle Aspekte, also vor allem die Frage: welches Ersatzteil kostet wie viel? An operativen Vereinbarungen wie Lieferzeiten oder zu nutzenden RFID-Bezeichnungs-Typen mangelt es dagegen oftmals. Hier sollten Unternehmen nachjustieren und ihre Kooperationen kritisch prüfen.

 

Dabei geht es einerseits um verbindliche Definitionen von Lieferbedingungen. Andererseits können auch Erweiterungen der Zusammenarbeit Sinn machen. Konkret kann dies zum Beispiel bedeuten, ein Konsignationslager-Konzept mit einem oder mehreren Lieferanten zu betreiben. In solchen Magazinen - in einigen Fällen auch nur Automaten -  werden die häufig benötigten Verbrauchs- und Ersatzteile aufbewahrt. Erst bei Nutzung der Teile wird der OEM bezahlt. Für das Unternehmen heißt das: Es spart sich Einkaufs- und Lagerhaltungskosten sowie das Handling der eingelagerten Teile. Zudem tauchen die verbleibenden Kosten erst in der Bilanz auf, wenn die Teile ‚konsumiert‘ wurden. So profitieren alle Partner, während das potenzielle Ausfallrisiko überschaubar bleibt. In vielen Fällen funktioniert diese Zusammenarbeit in der Praxis bereits seit Jahren, kann aber sicher weiter ausgebaut werden.

Denkt man diesen Ansatz konsequent weiter, landet man schnell bei zwei weiteren, großen Hebeln: Der unternehmensinternen sowie der unternehmensübergreifenden Standardisierung von Anlagen und deren Bauteilen. Ein selbst geschaffenes Problem vieler, besonders international tätiger Unternehmen ist, dass die meisten Standorte eigenes Equipment nutzen. Folglich braucht jeder Standort oder sogar jede Anlage individuelle Ersatzteile. Würde man damit beginnen, die Anlagen mit unternehmensweit definierten Standardanlagenteilen zu ersetzen, entsteht großes Einsparpotenzial, da Ersatzteiltypen nicht mehr redundant eingelagert werden müssen. Die Einkaufs- und Lagerungskosten, sowie Kosten zur Datenerfassung und -verwaltung ließen sich somit erheblich reduzieren. Erste Unternehmen in der Rohstoffindustrie haben bereits mit der Umsetzung einer globalen Standardisierung begonnen.
Ähnliches Potenzial steckt in der unternehmensübergreifenden Standardisierung. Speziell in Chemieparks oder vergleichbaren Industriezentren würde es sich anbieten, ähnliche Anlagenteile zu nutzen, um in zentralen, gemeinsam betriebenen Magazinen keine Duplikate einlagern zu müssen.

Mehr Informationen Digitale (Herstell-)Verfahren nutzen

Im Hinblick auf die Gesamtkosten im Ersatzteilmanagement ist dieser Punkt eher langfristig gedacht, spielt aber dennoch bereits heute eine wichtige Rolle. Unter das Stichwort digitale (Herstell-)Verfahren fallen unterschiedlich komplexe Ansätze. Eine eher kleinere und schnellere Methode ist die Integration digitaler Tools in bereits existierende ERP-Systeme. So gibt es schon jetzt die Möglichkeit, die Erfassung von Ersatzteilen digital abzuwickeln. Fällt beispielsweise bei einem Teil die verfügbare Menge unter eine festgelegte Mindestanzahl, registriert das System dies automatisch und kümmert sich – ebenfalls selbstständig – sofort um die rechtzeitige Nachbestellung. Zudem können mittels semiaktiven RFID UHD Transpondern, die mit einer Reichweite von 100m ausgelesen werden können, automatisch Bestandsstände erfasst werden, sofern alle eingelagerten Teile mit Transpondern versehen sind.

Neben diesen Hebeln sollte geprüft werden, inwieweit CAM- Verfahren (Computer-aided manufacturing), vor allem der 3D-Druck, zu Kostensenkungen beitragen können. Zwar stehen diese Technologien zurzeit noch am Anfang und sind gerade im Hinblick auf die Massenproduktion von Ersatzteilen extrem teuer. Dennoch können Unternehmen bereits jetzt notwendige Grundlagen für den Einsatz solcher Verfahren schaffen. Die wichtigsten Voraussetzungen: Prüfen, ob Ersatzteile durch additive Herstellverfahren überhaupt reproduzierbar sind, und erweitern der Ersatzteilstammdaten um 3D-Modelle sowie Materialinformationen. Liegen diese Daten vor, sind 3D-Druckverfahren mittel- und langfristig ein wichtiger Faktor für Kostenreduzierungen im Ersatzteilmanagement. Denn: Neben den nicht druckbaren Ersatzteilen müssen lediglich die Rohstoffe für den 3D-Druck aufbewahrt werden. Da Rohstoffe günstiger sind als Ersatzteile, wird durch den Einsatz additiver Herstellverfahren auch die Unternehmensbilanz verbessern – zur Freude der Buchhalter.

 

Fazit

Obwohl nicht alle Methoden kurzfristig oder mit geringem Aufwand umsetzbar sind, zeigen die vorgestellten Ideen eines deutlich: Es gibt viele Stellschrauben, an denen gedreht werden kann, um das eigene Ersatzteilmanagement zu optimieren und Kosten langfristig zu senken. Wichtig ist dabei vor allem, weiter zu denken als von Quartal zu Quartal. Zudem sollte man ständig Folgendes im Hinterkopf haben: Bei der Gesamtkostenbetrachtung lohnt sich auch ein zweiter und dritter auf einzelne Kostenfaktoren – denn gerade die vermeidlich unscheinbaren Stellschrauben können am Ende entscheidend sein!

Zur Person

Maximilian Tan, Senior Manager

Als Senior Manager und Experte für Instandhaltung bei T.A. Cook ist Maximilian Tan verantwortlich für multinationale Projekte und Programme zur Optimierung von Anlagen in der Prozessindustrie. Er verfügt über mehr als 25 Jahre Berufserfahrung und hat komplexe Instandhaltungs- und Betriebsoptimierungsprojekte für Kunden in den Bereichen Öl & Gas, Up-, Mid- und Downstream inkl. chemische und metallurgische Industrie geleitet.

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